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Connecter Sanso à Pennylane

Sanso Email AutoCapture récupère les factures d'achat reçues dans votre boîte mail et les envoie dans Pennylane, pré-remplies et sans doublon. Voici comment l'installer.

Avant de commencer

  • Une boîte mail Gmail ou Google Workspace, celle où arrivent vos factures d'achat. C'est là que Sanso les lit. (La prise en charge d'Outlook arrive bientôt.)
  • Un compte Pennylane sur la société à connecter, avec l'un des rôles autorisés à connecter une application tierce : Dirigeant / Admin, Gestionnaire de facturation fournisseurs, Gestionnaire de facturation ou Comptable interne.

Comptez environ trois minutes, une seule fois. Rien à installer, aucun logiciel à télécharger, et rien à faire côté cabinet comptable.

Ce que fait l'intégration

Une fois connectée, elle tourne seule, 24 h/24.

  1. Détection en temps réel. Dès qu'un e-mail arrive, Sanso l'ouvre et analyse chaque pièce jointe séparément : PDF, image, photo ou scan.
  2. Tri. Sanso distingue une vraie facture d'achat d'un devis, d'une proforma, d'un bon de commande, d'un contrat ou d'une relance de paiement. Seules les factures d'achat continuent ; le reste est ignoré.
  3. Lecture. L'OCR Sanso extrait le fournisseur, le numéro de facture, la date, l'échéance, le montant HT, la TVA, le TTC et la devise.
  4. Contrôle des doublons. Sanso reconnaît une facture déjà traitée, qu'il s'agisse du même fichier renvoyé ou de la même facture arrivée par un autre canal, et ne l'importe pas deux fois.
  5. Envoi vers Pennylane. Sanso joint le PDF, rapproche le fournisseur de votre fichier Pennylane ou le crée s'il n'existe pas, puis importe la facture pré-remplie.
  6. Validation. Chaque facture arrive dans votre boîte de réception Pennylane, à valider, jamais directement en comptabilité. Vous, ou votre expert-comptable, gardez la main sur l'écriture finale.
  7. Suivi. Dans Sanso, chaque facture affiche son statut : identifiée, envoyée à Pennylane, ou écartée comme doublon.

Ce que l'intégration ne fait pas

Elle ne touche ni à vos factures de vente, ni à vos écritures comptables, ni au reste de votre Pennylane. Et elle ne modifie jamais votre boîte mail : ni envoi, ni réponse, ni suppression.

Comment installer ?

Étape 1 : Créer votre compte Sanso

Rendez-vous sur app.sanso.ai, créez votre compte, puis renseignez votre nom et celui de votre société.

Étape 2 : Connecter votre boîte mail

Cliquez sur Connecter Gmail. Google affiche son écran d'autorisation : choisissez la boîte où arrivent vos factures et acceptez.

L'accès reste révocable à tout moment, depuis votre compte Sanso comme depuis les autorisations de votre compte Google.

Étape 3 : Démarrer votre essai

Choisissez votre formule pour activer l'essai gratuit de 7 jours. Sans cette étape, la collecte ne démarre pas : aucune facture n'est traitée tant que l'abonnement n'est pas actif.

Étape 4 : Choisir Pennylane comme destination des factures

Dans la liste des outils, sélectionnez Pennylane, puis Connecter avec Pennylane. Vous êtes redirigé vers Pennylane : connectez-vous, sélectionnez la société concernée et autorisez l'accès.

Vous avez plusieurs sociétés ou plusieurs comptes Pennylane à alimenter ? C'est possible, et nous le mettons en place avec vous : prenez rendez-vous ou écrivez-nous à support@sanso.ai.

Étape 5 : Vérifier

De retour sur Sanso, la carte affiche Pennylane connecté et le nom de votre société Pennylane. C'est terminé : il n'y a rien d'autre à paramétrer, et plus rien à faire ensuite.

Bon à savoir : Sanso traite les factures reçues à partir de la connexion. Les e-mails déjà présents dans la boîte ne sont pas repris. Pour voir l'intégration à l'œuvre tout de suite, faites-vous suivre une facture d'achat récente.

Ajouter d'autres boîtes mail

Depuis le tableau de bord, + Ajouter vous permet de connecter une autre boîte : celle de la direction, de la comptabilité, d'un collaborateur. Toutes alimentent la même société Pennylane.

Parlons de votre configuration

Quinze minutes avec l'équipe Sanso pour cadrer votre installation et vous aider à aller plus loin.

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Besoin de catégorisation ou de gestion multi-comptes ?

Catégorisation analytique de vos documents d'achat selon votre nomenclature, plusieurs sociétés ou plusieurs comptes Pennylane à alimenter : ces configurations se mettent en place avec notre équipe.

Besoin d'aide ?

Une question, une facture qui n'arrive pas : écrivez-nous à support@sanso.ai.

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Questions fréquentes

Quels accès Sanso demande-t-il à ma boîte mail ?
Un accès en lecture seule : lire vos e-mails et leurs pièces jointes, rien d'autre. Sanso n'envoie jamais d'e-mail, ne répond à rien, ne supprime rien et ne stocke aucun mot de passe.
Quels accès Sanso demande-t-il à Pennylane ?
Exactement trois, et uniquement celles-ci : les factures fournisseurs, les fournisseurs et les pièces jointes. Sanso ne voit ni ne touche au reste de votre Pennylane.
Sanso reprend-il les e-mails déjà reçus ?
Non. Sanso traite les factures reçues à partir du moment où la boîte mail est connectée. L'historique n'est pas repris. Pour voir l'intégration à l'œuvre immédiatement, faites-vous suivre une facture d'achat récente.
Puis-je connecter plusieurs boîtes mail ?
Oui, autant que vous voulez : direction, comptabilité, collaborateurs. Elles alimentent toutes la même société Pennylane. La facturation Sanso se fait par boîte mail connectée.
Et si j'ai plusieurs sociétés Pennylane ?
C'est possible, mais cela se met en place avec nous : prenons rendez-vous pour en discuter, ou écrivez à support@sanso.ai en décrivant votre organisation.
Combien de temps s'écoule entre l'e-mail et Pennylane ?
De quelques secondes à quelques minutes. Le traitement est déclenché par l'arrivée de l'e-mail, 24 h/24, y compris la nuit et le week-end.
Que se passe-t-il si la même facture arrive deux fois ?
Sanso la reconnaît et ne l'importe pas une seconde fois, qu'il s'agisse du même fichier renvoyé ou de la même facture arrivée par un autre canal (original propre d'un côté, scan transféré de l'autre).
Une facture n'est pas arrivée dans Pennylane, que vérifier ?
Trois choses : que l'e-mail a bien été reçu après la connexion de la boîte mail, que la pièce jointe est bien une facture d'achat (un devis ou un bon de commande est écarté volontairement), et que votre abonnement Sanso est actif. Si tout est bon, écrivez à support@sanso.ai en indiquant l'objet de l'e-mail concerné.
Et si la TVA n'est pas lisible sur la facture ?
Sanso importe la facture sans ventilation de TVA plutôt qu'avec un taux inventé. Vous complétez le montant au moment de la validation dans Pennylane.
Le fournisseur n'existe pas encore dans mon Pennylane.
Sanso le rapproche d'abord de votre fichier fournisseurs existant (par SIREN, puis par nom) et le crée seulement s'il n'y est pas, avec son SIREN quand la facture le mentionne.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Oui. Connexions OAuth 2.0 en lecture seule et révocables à tout moment, aucun mot de passe partagé ni stocké, chiffrement et hébergement dans l'Union européenne, conformité RGPD et certification Google CASA Tier 2.
Comment déconnecter Sanso ?
Depuis Sanso, bouton « Déconnecter » sur la carte concernée, pour la boîte mail comme pour Pennylane. L'accès reste aussi révocable de leur côté : depuis les autorisations de votre compte Google, et depuis le module Connectivité de Pennylane.
Y a-t-il quelque chose à faire côté expert-comptable ?
Non, rien à installer ni à paramétrer pour le cabinet. Il retrouve simplement les pièces justificatives dans Pennylane, au fil de l'eau plutôt qu'en fin de mois.

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