Comment automatiser le rapprochement bancaire dans Pennylane avec Sanso ?

Pennylane centralise les transactions et les factures, mais certaines opérations restent à rapprocher. Un client règle trois factures par virement, un paiement arrive en plusieurs fois, une marketplace verse un montant net de commissions. Les données sont disponibles ; retrouver les correspondances peut encore mobiliser l’équipe financière. Le rapprochement bancaire dans Pennylane s’appuie sur des suggestions et des automatismes pour associer les paiements aux factures. Sanso complète ces fonctions en prenant en charge le rapprochement directement dans le compte de l’entreprise, notamment sur les flux complexes.

Voici comment fonctionne cette intégration, les opérations qu’elle traite et ses avantages pour le suivi financier au quotidien.

L’essentiel

• Dans Pennylane, le rapprochement des factures consiste à associer les transactions bancaires aux factures clients ou fournisseurs correspondantes.
• Les suggestions facilitent cette association. Leur validation automatique dépend notamment de l’existence d’une suggestion et de montants strictement identiques.
• Les paiements partiels, règlements groupés, écarts de change et versements de marketplaces peuvent nécessiter des recherches et des manipulations complémentaires.
• Sanso automatise le rapprochement et le lettrage directement dans Pennylane, avec un traitement quotidien par défaut. Les correspondances incertaines restent en attente d’une validation humaine.

Comment fonctionne le rapprochement bancaire dans Pennylane ? 3 fonctionnalités principales

Dans Pennylane, le rapprochement des factures consiste à associer une transaction bancaire à la facture client ou fournisseur correspondante. Cette association permet de justifier le mouvement et de suivre le règlement de la facture. Elle se distingue du contrôle comptable qui vérifie la concordance entre le relevé bancaire et le compte banque.

1. Centraliser les transactions et les factures

➔ Le rapprochement nécessite que les transactions et les factures concernées soient présentes dans Pennylane. Les mouvements sont récupérés par les connexions bancaires ou les moyens d’import disponibles, tandis que les factures sont intégrées dans la plateforme.

La qualité des informations conditionne la recherche des correspondances. Une facture manquante ou incomplète peut empêcher l’apparition d’une suggestion. Avant de rechercher un paiement, il faut donc vérifier que les deux éléments sont disponibles et correctement renseignés.

2. Associer une transaction à une facture

➔ Le rapprochement peut commencer depuis une transaction bancaire, en recherchant la facture correspondante, ou depuis une facture, en sélectionnant le mouvement qui la règle.

Pennylane permet également d’associer plusieurs factures à un paiement ou plusieurs paiements à une facture. Ces possibilités répondent aux règlements groupés et partiels, mais l’identification des documents concernés peut nécessiter une recherche manuelle.

3. Utiliser les suggestions et la validation automatique

➔ Pennylane recherche des correspondances à partir d’informations telles que le tiers, la date, le libellé et le montant. Lorsqu’une suggestion apparaît, elle peut être examinée puis validée.

Une option permet de valider automatiquement les suggestions éligibles, notamment lorsque les montants de la facture et de la transaction sont strictement identiques. Cette option dépend donc des correspondances identifiées : elle ne résout pas à elle seule les opérations pour lesquelles aucune suggestion n’est disponible.

Certains flux bénéficient aussi d’automatismes spécifiques, comme les factures fournisseurs réglées depuis Pennylane ou certains paiements issus d’intégrations. L’apport de Sanso porte notamment sur les opérations qui restent à traiter après ces automatismes natifs.

Quelles opérations demandent encore des vérifications dans Pennylane ?

Pennylane permet de traiter les rapprochements multiples et les écarts de règlement. Toutefois, certaines opérations nécessitent de retrouver les documents concernés et de répartir les montants manuellement :

👉 Un virement règle plusieurs factures. Un paiement de 3 600 € peut couvrir trois factures de 800 €, 1 200 € et 1 600 €. Il faut identifier les documents et les associer à la transaction. Sans références dans le libellé, la recherche peut nécessiter un avis de paiement.

👉 Une facture est payée en plusieurs fois. Une facture de 2 000 € réglée par deux virements de 500 € et de 1 500 € nécessite d’associer chaque paiement au même document. Le rapprochement partiel doit conserver le solde restant dû jusqu’au règlement complet.

👉 Un règlement en devise crée un écart de conversion. Le montant comptabilisé en euros peut différer du montant débité au moment du paiement. Il faut retrouver la facture et distinguer l’écart de change des éventuels frais bancaires avant d’enregistrer les écritures correspondantes.

👉 Un versement de marketplace regroupe plusieurs opérations. Une seule transaction bancaire peut correspondre à de nombreuses ventes, diminuées des commissions et remboursements. Le rapprochement nécessite le détail du versement pour retrouver les factures, les avoirs et les frais concernés.

💡 Conseil de Sanso : Classer les transactions non rapprochées par cause : facture absente, paiement groupé, règlement partiel, devise ou versement de plateforme. Cette analyse permet de distinguer les problèmes de collecte des justificatifs des recherches de correspondances qui peuvent être automatisées.

Ce que Sanso automatise dans Pennylane

Sanso est partenaire officiel de Pennylane. L’intégration prend en charge la recherche des correspondances entre paiements et factures, puis écrit le rapprochement et le lettrage directement dans le compte de l’entreprise. Le traitement est quotidien par défaut, avec un rythme défini lors de la mise en place.

L’apport concerne notamment les opérations qui demandent de reconstituer un règlement ou de retrouver plusieurs documents.

Pour les versements de marketplaces, Sanso exploite le détail fourni par la plateforme et crée dans Pennylane les écritures manquantes nécessaires au traitement. Le travail ne se limite donc pas à chercher une facture du même montant que la transaction bancaire.

Pennylane reste l’environnement comptable de l’entreprise : les résultats y sont enregistrés et accessibles à l’équipe financière comme à l’expert-comptable. Sanso prend en charge l’exécution du rapprochement, tandis que le cabinet conserve ses missions comptables.

Quels avantages pour la gestion financière ?

L’intégration Sanso avec Pennylane réduit le travail de recherche et maintient le suivi des règlements à jour. Ses bénéfices concernent aussi bien les opérations quotidiennes que la préparation de la clôture.

1. Réduction du temps consacré aux recherches de correspondances

✅ Retrouver les factures couvertes par un virement ou reconstituer un versement de marketplace peut mobiliser l’équipe sur une seule transaction. Sanso prend en charge ces recherches et enregistre les rapprochements dans Pennylane. L’équipe peut ainsi concentrer ses vérifications sur les exceptions qui nécessitent du contexte ou une décision.

2. Fiabilisation du suivi des paiements clients

✅ Une facture non rapprochée peut sembler impayée alors que le règlement a déjà été reçu. Un traitement régulier réduit ce décalage entre les encaissements bancaires et le suivi des factures. Les relances peuvent alors s’appuyer sur des informations actualisées, avec moins de risques de contacter un client qui a déjà payé.

3. Réduction du risque de double paiement fournisseur

✅ L’association des décaissements aux factures permet de distinguer les sommes restant dues des règlements déjà effectués. Cette visibilité facilite la préparation des paiements fournisseurs et réduit le risque de remettre en paiement une facture dont le règlement n’avait pas encore été identifié.

4. Allègement du travail de rattrapage avant la clôture

✅ Lorsque les rapprochements sont réalisés au fil du mois, les opérations à examiner ne s’accumulent pas toutes à la clôture. L’équipe financière et l’expert-comptable disposent d’une base mieux préparée pour effectuer leurs contrôles. Le rapprochement régulier facilite ce travail, sans remplacer la révision comptable ni les vérifications de clôture.

Comment mettre en place Sanso avec Pennylane ?

L’intégration fonctionne dans le compte Pennylane existant, sans installation d’un nouveau logiciel. Sa mise en place repose sur trois étapes :

1. Générer l’accès dans Pennylane. Une clé API est générée depuis le compte pour permettre à Sanso d’intervenir. Cet accès peut être retiré depuis Pennylane.
2. Définir le rythme de traitement. Le rapprochement est effectué une fois par jour par défaut. Le rythme est choisi lors de la mise en place.
3. Laisser Sanso effectuer le rapprochement. Sanso identifie les correspondances et enregistre le rapprochement ainsi que le lettrage directement dans Pennylane. Les résultats restent accessibles dans l’environnement habituel de l’entreprise.

Lorsqu’une correspondance est incertaine, Sanso laisse le cas en attente d’une validation humaine. L’objectif est de traiter les opérations sans forcer une association sur la seule base d’un montant proche.