Collecte automatique de factures fournisseurs depuis email, portails web et WhatsApp
La collecte automatique de factures fournisseurs, c'est récupérer chaque facture que vos prestataires vous envoient, par email, sur des portails web, via WhatsApp, et l'acheminer dans votre outil comptable sans que personne dans votre équipe n'ait à le faire. Chez Sanso, on s'occupe de tout pour que vous puissiez clôturer vos comptes dans les temps au lieu de courir après des factures manquantes.
Je suis Amalia Bercot, co-fondatrice de Sanso. Avant de lancer Sanso, j'ai passé plusieurs années chez Brevo à accompagner des PME. La même frustration revenait sans cesse : des dirigeants ensevelis sous un administratif financier qu'ils n'étaient pas censés gérer. La collecte des factures fournisseurs arrivait systématiquement en tête. Non pas parce que chaque étape est compliquée, mais parce que le travail est dispersé entre tellement de canaux qu'il finit par grignoter des heures chaque semaine sans qu'on s'en rende compte.
Le problème de la collecte manuelle des factures fournisseurs
La plupart des PME reçoivent leurs factures fournisseurs par au moins trois canaux différents, et aucun ne communique avec les autres. Certaines arrivent en pièces jointes d'emails, noyées parmi les devis, les contrats et les emails marketing. D'autres restent derrière des portails fournisseurs protégés par un mot de passe, où quelqu'un doit ouvrir un navigateur, trouver la section facturation et télécharger chaque PDF un par un. Et de plus en plus, les prestataires envoient simplement leurs factures par WhatsApp.
Vous connaissez la suite. Des factures passent à la trappe. Des charges arrivent en retard. Votre outil comptable affiche une image incomplète de ce que vous devez, et la clôture mensuelle se transforme en course pour retrouver ce document manquant avant que votre comptable ne puisse boucler les comptes.
Les chiffres le confirment : 68 % des entreprises saisissent encore leurs factures manuellement dans leur logiciel comptable. Seuls 9 % des services comptabilité fournisseurs ont entièrement automatisé le traitement des factures. Pour une entreprise de 10 personnes sans équipe finance dédiée, ce travail manuel retombe sur le dirigeant, un office manager ou la personne disponible, aucun d'entre eux n'étant censé passer son après-midi à télécharger des PDF depuis des sites fournisseurs.
Comment Sanso résout la collecte des factures fournisseurs
Sanso assure la collecte automatique des factures fournisseurs depuis votre email, les portails fournisseurs et les applications de messagerie, puis les achemine directement dans votre outil comptable. Pas de nouveau logiciel à apprendre. Pas de changement dans la façon dont vos fournisseurs vous envoient leurs factures. Tout apparaît simplement dans QuickBooks, Xero ou Pennylane, prêt à être vérifié.
Ce qui distingue Sanso des logiciels classiques d'automatisation des comptes fournisseurs, c'est qu'on ne vous donne pas un outil en vous souhaitant bonne chance. La collecte de facture automatique est un service clé en main. Après un paramétrage unique, c'est terminé pour vous. On gère la suite, et vous voyez les résultats dans les outils que vous utilisez déjà.
Fonctionnalités clés
AutoCapture Email
Sanso se connecte à votre boîte email professionnelle via une intégration OAuth sécurisée. Notre IA lit chaque email entrant dans son contexte, pas simplement en cherchant des mots-clés, et classe chaque pièce jointe individuellement. Si c'est une vraie facture, elle est extraite et acheminée vers votre outil comptable. Un devis, une carte de vœux ou un contrat ? Ignoré.
C'est plus important qu'il n'y paraît. La plupart des outils comptables qui proposent une capture de factures par email sont assez rudimentaires. QuickBooks, par exemple, enregistre n'importe quelle pièce jointe transférée à son adresse email comme une facture. Transférez un email avec une carte de vœux en pièce jointe, et QuickBooks crée une facture sans broncher. Sanso est plus intelligent : seules les vraies factures arrivent dans vos comptes.
AutoCapture Web
Beaucoup de fournisseurs n'envoient pas leurs factures par email. Ils les publient sur un portail web en attendant que vous vous connectiez pour les télécharger vous-même. Éditeurs SaaS, plateformes cloud, opérateurs, services par abonnement : tous fonctionnent de cette façon.
L'agent IA de Sanso s'en charge. Il ouvre un navigateur, se connecte au portail fournisseur avec les identifiants enregistrés, trouve la section facturation, récupère les factures de la bonne période et télécharge chaque PDF. Cela fonctionne sur pratiquement n'importe quel site fournisseur, sans intégration spécifique. Les factures rejoignent ensuite votre outil comptable comme toutes les autres.
AutoCapture WhatsApp
Cette fonctionnalité arrive bientôt. De plus en plus de prestataires, notamment dans les services et les entreprises locales, envoient leurs factures par WhatsApp et d'autres applications de messagerie. Quand nous lancerons l'AutoCapture WhatsApp, ces factures seront récupérées et acheminées dans votre outil comptable exactement comme les factures email et portail web le sont déjà.
Classification intelligente des documents
Tous les documents qui ressemblent à une facture n'en sont pas. L'IA de Sanso lit chaque document dans son contexte et fait la différence entre une facture, un devis, une proposition commerciale, un bon de commande et un reçu. Résultat : pas de factures fantômes qui encombrent votre outil comptable et pas de doublons à corriger après coup, des problèmes récurrents avec les processus manuels et les automatisations basiques.
Acheminement automatique vers votre outil comptable
Une fois qu'une facture passe la classification, elle est envoyée directement dans votre outil comptable (QuickBooks, Xero, Pennylane ou Melio). Elle apparaît dans votre section factures fournisseurs, prête à être vérifiée et validée pour paiement. Pas de fichier à transférer. Pas de saisie manuelle.
Pour qui
Dirigeants et fondateurs de PME de 5 à 50 personnes qui gèrent personnellement l'administratif financier ou le confient à quelqu'un de déjà débordé
Office managers qui jonglent avec les comptes fournisseurs en plus de tout le reste, fatigués de fouiller dans les pièces jointes et de se connecter aux portails fournisseurs
DAF et responsables financiers d'entreprises de 20 personnes et plus qui veulent supprimer complètement la collecte manuelle des factures
Agences et sociétés de services B2B qui reçoivent des factures de dizaines d'éditeurs SaaS, de prestataires et de fournisseurs
Vendeurs marketplace qui gèrent des factures provenant de multiples plateformes et partenaires logistiques
Toute entreprise sur QuickBooks, Xero ou Pennylane qui veut que ses factures apparaissent dans l'outil sans travail manuel
Comment ça marche
Connectez votre email : vous reliez votre boîte Gmail à Sanso via OAuth depuis notre tableau de bord et sélectionnez votre outil comptable. Cela prend quelques minutes.
Nous configurons vos fournisseurs : notre équipe paramètre l'AutoCapture Web pour les portails que vous utilisez le plus, stocke les identifiants de manière sécurisée et cartographie le parcours de facturation de chaque portail.
Les factures arrivent automatiquement : à partir de là, chaque facture fournisseur reçue par email ou disponible sur un portail web est capturée, classée et envoyée dans votre outil comptable. (La capture WhatsApp arrive bientôt.)
Vous voyez les résultats dans vos propres outils : les factures apparaissent dans QuickBooks, Xero ou Pennylane. Vous les vérifiez et les validez comme d'habitude. La seule différence, c'est qu'elles sont déjà là.
Résultats concrets
Les entreprises qui travaillent avec Sanso arrêtent de passer des heures chaque semaine sur la collecte des factures. Le changement le plus visible arrive à la clôture mensuelle : la course pour retrouver cette facture manquante d'un éditeur SaaS ou d'un prestataire disparaît quand les factures sont capturées au fil de l'eau.
Les erreurs diminuent aussi. Quand vous collectez les factures manuellement, des doublons s'infiltrent, des charges passent inaperçues et des documents restent dans des boîtes email que personne ne consulte. Avec l'IA de classification de Sanso qui filtre ce qui arrive dans votre outil comptable, ces problèmes disparaissent en grande partie.
Mais le vrai gain, c'est de récupérer ce temps pour le travail qui fait réellement avancer l'entreprise. Si vous êtes dirigeant et que vous passez cinq heures par semaine sur l'administratif financier, ces heures reviennent au chiffre d'affaires. Si votre office manager s'en chargeait, il peut enfin se concentrer sur autre chose que le téléchargement de PDF.
Questions courantes
Qu'est-ce que la collecte automatique de factures ? C'est le processus qui consiste à récupérer les factures fournisseurs partout où elles arrivent (email, portails web fournisseurs, applications de messagerie) et à les acheminer dans votre outil comptable. Sanso automatise cette collecte de bout en bout pour que personne dans votre équipe n'ait à le faire à la main.
Comment fonctionne la collecte automatique des factures par email ? Vous connectez votre boîte Gmail à Sanso via OAuth. À partir de là, notre IA analyse chaque email entrant et ses pièces jointes, identifie les vraies factures et les achemine vers votre outil comptable. Les devis, contrats et autres documents sont filtrés : vous ne les retrouvez jamais dans vos comptes.
Sanso peut-il télécharger les factures depuis les sites fournisseurs ? Oui. Notre agent IA se connecte aux portails fournisseurs, navigue jusqu'à la section facturation et télécharge les factures de la bonne période. Il fonctionne sur pratiquement n'importe quel site fournisseur, sans intégration spécifique.
Quels outils comptables Sanso prend-il en charge ? Nous acheminons les factures vers QuickBooks, Xero, Pennylane et Melio. Si vous utilisez un autre outil, contactez-nous pour voir comment le connecter.
Quelle différence entre Sanso et la fonctionnalité email de QuickBooks ? L'intégration email de QuickBooks enregistre n'importe quelle pièce jointe comme une facture : devis, cartes de vœux, contrats, tout y passe. Sanso lit chaque document et le classe, pour que seules les vraies factures arrivent dans votre outil comptable. La différence est significative si vous recevez beaucoup de pièces jointes qui ne sont pas des factures (et c'est le cas de la plupart des entreprises).
Dois-je apprendre un nouveau système ? Non. Sanso fonctionne en arrière-plan. Vous voyez les factures dans votre outil comptable exactement comme aujourd'hui. Le seul paramétrage de votre côté est de connecter votre email et de sélectionner votre outil comptable sur notre tableau de bord.
Combien coûte la collecte automatique de factures avec Sanso ? Notre tarification est au résultat, liée aux opérations financières réelles, pas aux postes ni aux fonctionnalités. Les formules mensuelles vont de 300 à 2 000 euros selon le volume et le périmètre. Prenez rendez-vous et nous vous préparerons un devis adapté à votre situation.
Que se passe-t-il avec les factures reçues par WhatsApp ? L'AutoCapture WhatsApp arrive bientôt. À son lancement, les factures envoyées par WhatsApp seront automatiquement récupérées et acheminées dans votre outil comptable, comme les factures email et portail web.
Combien de temps prend le paramétrage ? Connecter votre email prend quelques minutes. Pour l'AutoCapture Web, notre équipe configure vos principaux portails fournisseurs pendant la première semaine. Vous commencerez à voir les factures arriver dans votre outil comptable immédiatement.
Mes données sont-elles en sécurité ? Nous nous connectons à votre email via OAuth, nous ne stockons donc jamais votre mot de passe email. Les identifiants des portails fournisseurs sont conservés de manière sécurisée. Toutes les données de facturation transitent directement vers votre outil comptable existant et sont protégées par la sécurité de cet outil. Vous pouvez voir tout ce que Sanso fait depuis vos propres outils : rien n'est caché.
Lancez-vous
Si vous collectez encore vos factures fournisseurs à la main, en vous connectant aux portails, en fouillant dans vos emails et en copiant-collant des données, laissez-nous prendre le relais. Sanso assure la collecte automatique de factures pour que chaque facture arrive dans votre outil comptable sans effort. Prenez rendez-vous pour voir comment ça fonctionne pour votre entreprise. Le paramétrage prend quelques minutes, et vos factures commenceront à arriver en quelques jours.
