Un temps plein libéré pour prendre de nouveaux clients

Le défi : un pic de documents chaque trimestre, absorbé à la main

Le métier de cette PME, c'est le contrôle : vérifier que ses clients ne paient pas plus que ce qui a été voté en assemblée générale ou prévu au bail. Mais avant de contrôler, il fallait collecter et ressaisir.

Chaque fin de trimestre, les appels de charges arrivent en masse. Jusqu'à quatre ou cinq documents par site : charges courantes, travaux, appels exceptionnels. Ils arrivent par email, parfois uniquement sur le portail du syndic, et deux semaines plus tard par courrier.

Pour chaque document, un comptable devait :

1. repérer le bon email parmi les convocations d'assemblée et les messages de la vie de l'immeuble ;
2. retrouver le site concerné, alors que chaque syndic présente ses documents à sa façon ;
3. relever le bon montant et le solde restant dû ;
4. renommer et classer le fichier ;
5. remplir deux fichiers Excel en parallèle : le suivi par site et l'ordre de paiement envoyé au client ;
6. aller sur les portails quand un document manquait.

Résultat : une équipe sous pression au moment des pics, un suivi qui reposait sur la mémoire de chacun, et un volume qui grossissait plus vite que l'équipe. Et le contrôle, ce que les clients attendent vraiment de l'entreprise, passait après la saisie.

La solution : l'IA lit et comprend, le comptable contrôle

Impossible de tout régler avec des consignes du type « chez ce syndic, le montant est en bas à droite » : chaque syndic a son logiciel, sa mise en page, ses intitulés, et ils changent. Il faut comprendre chaque document comme le ferait un comptable.

Une fois le document compris, il est renommé et classé dans la GED, et le fichier de suivi comme l'ordre de paiement sont remplis automatiquement. Sur les portails, l'agent se connecte avec les accès du client, conservés dans un coffre-fort sécurisé, et consulte des dizaines de portails en parallèle à chaque échéance.

Entraînée sur l'historique de l'équipe. L'IA a appris des documents déjà traités et validés par les comptables : leurs sites, leurs syndics, leur façon de nommer et de saisir. Cet historique a été son terrain d'entraînement, comme pour un nouveau collaborateur formé en interne.

Les outils de toujours. Tout arrive dans la GED et les fichiers Excel que les comptables utilisaient déjà. Sanso fait tourner le système au quotidien.

Le comptable valide. Quand un montant s'écarte de l'attendu, c'est lui qui vérifie le procès-verbal d'assemblée et appelle le syndic. L'IA prépare, le comptable décide.

Les résultats : plus de clients, avec la même équipe

Le résultat principal : l'entreprise peut grandir. Aujourd'hui, deux comptables suivent près de 500 sites et plus de 1 200 documents par trimestre. Le tri, la lecture et la saisie sont faits par l'IA : un nouveau client ajoute des documents au système, pas des heures de saisie aux comptables. Leur temps va au contrôle, et c'est désormais ce temps-là qui fixe le nombre de sites qu'ils peuvent suivre.

• Un coût qui reste stable quand le volume grossit. Pour chaque nouveau client, Sanso ajoute ses sites et ses accès aux portails, et l'IA s'adapte à ses documents à partir des premiers dossiers validés par l'équipe. L'équipe reçoit directement les documents traités.
• Une entreprise prête à grandir. La direction peut répondre à de nouveaux appels d'offres et accepter de nouveaux portefeuilles.
• L'équivalent d'un temps plein libéré. Le temps autrefois passé à trier et à ressaisir est réinvesti dans le contrôle et le suivi des clients.
• Un suivi toujours à jour. Chaque document est traité dès son arrivée : les comptables savent à tout moment ce qui est reçu, saisi et prêt à payer. Trimestre après trimestre, les appels sont saisis avant leur échéance.
• Tous les documents récupérés. Plus de 150 portails sont consultés systématiquement.
• La continuité de service. Le suivi est porté par le système : il continue pendant les congés et les absences.