Kamberra : des projets d'exception, une gestion financière à la même hauteur

Le défi : des projets plus nombreux et plus ambitieux, une gestion financière toujours juste

Chez Kamberra, la qualité se joue dans le détail : une menuiserie ajustée au millimètre, un corps d'état qui intervient au bon moment, un chantier achevé le jour prévu, des espaces prêts à accueillir leurs occupants.

Ce niveau d'exigence a une contrepartie : chaque chantier génère un flux administratif et financier dense. Côté fournisseurs, des centaines de sous-traitants, d'artisans et de négoces, dont les factures arrivent de partout : par email, sur des portails en ligne, par courrier postal ou dans le carton de la livraison. Cinq sujets demandent une attention particulière :

• Des fournisseurs choisis dans toute l'Europe. Pour trouver le meilleur matériau ou le meilleur artisan, Kamberra source ses fournisseurs bien au-delà de la France. Leurs factures suivent les formats de leur pays, souvent dans la langue locale.
• Suivre chaque achat de A à Z. Ce qui est payé doit correspondre à la facture, et la facture au devis du fournisseur. Ce rapprochement n'a rien d'évident : un même achat est souvent réglé en plusieurs fois, selon un calendrier propre à chaque fournisseur (à la commande, en fin de marché, en fin de mois), et la facture arrive parfois après la livraison, soit bien après le paiement.
• Suivre la marge de chaque marché. Dans le bâtiment, un suivi analytique à jour est indispensable pour piloter chaque projet. Mais les fournisseurs n'indiquent pas toujours le code chantier sur leurs factures, et une même facture couvre parfois plusieurs chantiers.
• Monter les devis rapidement. Les éléments de chiffrage arrivent en PDF, en Excel, souvent en plusieurs fichiers à assembler.
• Facturer chaque client selon ses règles. Les devis doivent être très détaillés, des travaux supplémentaires peuvent s'ajouter en cours de projet et la facturation suit l'avancement : acomptes, situations de travaux, retenues de garantie, avoirs. Chaque client a en plus ses propres exigences : bon de commande qui doit figurer dans la facture, nom de fichier imposé pour le PDF, dépôt de la facture sur une plateforme dédiée.

Dans ce métier, le moindre relâchement sur ces sujets se paie directement sur la marge : un fournisseur réglé au-delà de son devis, un avancement de travaux qui n'est pas facturé, un paiement client qui n'est pas suivi.

Kamberra enchaîne des projets toujours plus nombreux et plus ambitieux. Les associés voulaient une gestion financière qui suive ce rythme, aussi précise qu'un chantier, sans leur prendre de temps.

La solution : une IA sur mesure, supervisée par des experts

Sanso a construit pour Kamberra un dispositif d'agents IA taillé pour son fonctionnement : ses fournisseurs, ses clients, ses chantiers, son plan analytique. Les agents traitent l'essentiel du volume, en continu.

Des experts Sanso supervisent leur travail au quotidien. Ils contrôlent les résultats, prennent en main les cas particuliers et interviennent dès qu'une situation demande un regard humain. Kamberra bénéficie ainsi de la vitesse de l'IA et du jugement d'une équipe finance expérimentée.

Côté fournisseurs : une maîtrise complète des achats, grâce à l'IA

Les agents IA de Sanso prennent en charge toute la chaîne des achats : récupérer chaque facture, l'analyser, contrôler chaque paiement et affecter chaque dépense au bon marché.

Récupérer chaque facture, d'où qu'elle vienne

1. Les emails. Un agent IA lit la boîte de réception, distingue une facture d'un devis, d'un bon de commande ou d'un pro forma, puis vérifie qu'elle n'est pas un doublon et importe chaque facture dans Pennylane.
2. Les portails fournisseurs. Pour les distributeurs et sites en ligne (Leroy Merlin, ManoMano…), l'agent IA Sanso se connecte aux espaces clients, retrouve les factures et les télécharge : plus de 20 sites par mois.
3. Les documents papier. Facture reçue par courrier, glissée dans le carton de livraison ou ticket de caisse : une photo envoyée par WhatsApp suffit. L'agent IA extrait montant, TVA et date, puis l'envoie dans Pennylane.
4. Les pièces manquantes. Quand un virement part avant la facture, l'agent IA repère le justificatif absent et le demande lui-même au fournisseur, relance si besoin et l'importe dès réception : plus de 30 échanges par mois.

Contrôler et classer chaque dépense

1. Le suivi des paiements. Les agents IA rapprochent chaque virement de sa facture et du devis du fournisseur, même quand un achat est réglé en plusieurs fois. Ils suivent le reste à payer fournisseur par fournisseur, et signalent immédiatement les rares paiements faits en double ou au-delà du devis.
2. Une catégorisation analytique flexible et intelligente. Chaque dépense est classée selon les axes analytiques propres à Kamberra : nature de l'achat, marché, activité. Les agents IA ne s'en tiennent pas à un code ou à un mot-clé : ils lisent la facture, mais aussi l'email qui l'accompagne, souvent riche en informations (nom du projet, adresse, interlocuteur), pour identifier les bons axes analytiques.

Résultat : 2 % de pièces restent à aller chercher.

Côté clients : une facturation sur mesure pour chaque client, pilotée par l'IA

Kamberra conçoit et chiffre chaque projet, fixe ses règles de facturation et garde la main sur la relation avec ses clients. Sanso exécute le travail administratif qui en découle, du devis à l'encaissement, en suivant ces règles.

1. Les devis. Kamberra transmet ses éléments de chiffrage sous la forme qui lui convient : un PDF, un Excel, parfois plusieurs fichiers à combiner. Les agents IA les lisent, les assemblent en un devis complet dans Pennylane. Un devis qui demandait 2 à 3 heures de mise en forme est prêt en 5 minutes.
2. Les factures. Les agents IA préparent chaque facture au rythme du chantier : acomptes, situations de travaux, retenues de garantie, avoirs. Ils appliquent d'eux-mêmes les exigences de chaque client : bon de commande joint, nom de fichier imposé, dépôt sur une plateforme spécifique.
3. Le suivi des paiements. Les agents IA rapprochent chaque encaissement reçu sur Qonto ou sur les banques traditionnelles de sa facture dans Pennylane. Kamberra sait à tout moment ce qui est réglé et ce qui reste à venir.
4. Les rappels d'échéance. Une fois l'échéance passée, les agents IA envoient un rappel au nom de Kamberra et dans le ton de son choix, puis suivent la facture jusqu'à son règlement. Kamberra garde la main sur la relation avec ses clients.

Une vue analytique par marché, en temps réel

Chaque facture fournisseur est rattachée au bon marché, même quand elle ne porte aucun code chantier.

1. Les agents connaissent chaque nouveau chantier. Dès qu'un devis client est signé, ils enregistrent le marché : client, adresse, intitulé du projet.
2. Ils retrouvent le chantier derrière chaque facture. Comme un détective, l'agent IA part des indices à sa disposition : une adresse de livraison, un nom de projet proche de celui du devis, un détail glissé dans l'email qui accompagne la facture. Il recoupe ces traces jusqu'à identifier le bon marché, même quand aucun code chantier n'apparaît.
3. La catégorisation se fait au fil de l'eau. Chaque dépense est classée par marché et par activité dans Pennylane, sans attendre que les fournisseurs ajoutent les codes chantier de Kamberra, et sans saisie manuelle.

Grâce à l'IA, l'analytique n'est plus enfermée dans une grille de codes rigide. Kamberra garde une grande liberté dans ses axes : suivre ses dépenses par marché, par activité ou selon tout autre angle utile à son pilotage, et en changer quand ses besoins évoluent. Les agents appliquent la nouvelle logique sans paramétrage lourd.

Les associés suivent ainsi la marge de chaque projet pendant qu'il est en cours, et pas seulement une fois livré.

Les résultats : l'équipe sur les chantiers, l'administratif à jour

• Du temps rendu aux projets. Les justificatifs prennent 10 minutes par semaine au lieu de 4 heures, et un devis 5 minutes au lieu de 2 à 3 heures.
• Des réponses plus rapides aux clients. Un devis part le jour même, ce qui compte quand un client lance un appel d'offres.
• Une facturation au rythme du chantier. Acomptes, situations et retenues de garantie sont émis à temps, et chaque encaissement est rapproché de sa facture.
• Une marge suivie marché par marché. Chaque dépense est affectée au bon chantier et à la bonne activité en temps réel, sans dépendre des fournisseurs ni d'une saisie manuelle.
• Un dossier comptable complet en continu. Le cabinet comptable trouve dans Pennylane 98 % des pièces sans avoir à les demander.
• Plus de sérénité pour les dirigeants. Sacha et Dan voient en temps réel ce qui est facturé, encaissé et à venir, sans courir après l'information.