Dipli : une équipe finance qui a misé sur l'IA pour accompagner sa croissance

Le défi : des canaux de vente variés, des flux complexes à lettrer

Chez Dipli, chaque canal de vente a son propre modèle. Les clients professionnels paient par carte, prélèvement ou virement. Les partenaires de distribution (sites en ligne, retailers, opérateurs) reversent des montants globaux, à leur rythme et selon leurs propres règles. Les programmes de reprise, enfin, n'ont pas de facture en face : les écritures doivent être construites à partir des données de reprise de Dipli.

Rapprocher un paiement de sa facture n'a donc rien d'évident. Un seul paiement peut régler des dizaines de factures, intégrer des avoirs, des commissions ou des frais retenus par le partenaire. Et la clé de répartition se trouve dans des documents dispersés : relevés téléchargés sur l'espace de chaque partenaire, fichiers reçus par email, récapitulatifs de versement, chacun dans un format différent.

Avec la croissance, ces volumes augmentent chaque mois. Enzo Makaïa, Head of Finance, s'était fixé un cap exigeant : une balance clients à jour en permanence, des relances fondées sur une vision exacte des encours, et à terme une clôture mensuelle. Fidèle à la culture de Dipli, qui automatise tout ce qui peut l'être, il a fait un choix tôt : confier ce travail à des agents IA plutôt que d'y consacrer des ressources internes.

L'équipe technique a ainsi pu rester concentrée sur une feuille de route produit ambitieuse. Dipli a confié son lettrage à Sanso en mars 2025, à une époque où peu de PME confiaient leurs opérations finance à l'IA.

La solution : des agents IA qui lettrent, une équipe qui valide

Sanso s'intègre à Pennylane et prend en charge le lettrage de bout en bout, sans intervention de l'équipe technique de Dipli. Le processus se répète à chaque période, en cinq étapes :

1. Collecter les données et les justificatifs. Les agents IA récupèrent dans Pennylane les factures, avoirs et transactions bancaires, ainsi que les relevés de versement de chaque partenaire, qu'ils soient téléchargés en ligne ou reçus par email, quel que soit leur format.
2. Extraire les clés de répartition. Dans ces relevés, les agents identifient ce que couvre chaque versement : les commandes réglées, les avoirs déduits, les commissions et frais retenus.
3. Lettrer et passer les écritures. Chaque transaction est lettrée avec ses factures et avoirs, même lorsqu'un seul versement en regroupe des centaines. Sanso génère les écritures nécessaires : commissions et frais des partenaires, opérations de reprise.
4. Faire valider par un humain. L'équipe Sanso revoit les écarts et les cas particuliers avant toute synchronisation. Ce qui demande un arbitrage est transmis à l'équipe de Dipli, avec l'explication de chaque écart.
5. Mettre à jour Pennylane. Une fois validés, lettrages et écritures sont synchronisés dans Pennylane, où chaque transaction apparaît lettrée avec ses factures.

Enzo Makaïa a conçu le dispositif avec Sanso, canal par canal : d'abord les paiements en ligne, puis les partenaires de distribution, puis les programmes de reprise. Pour chacun, il a défini les règles de lettrage propres à Dipli, testées sur un premier mois de données avant d'être appliquées à l'ensemble des transactions. Chaque nouveau partenaire ou programme de reprise s'ajoute désormais selon la même méthode.

Les résultats : une comptabilité à jour, au rythme de la croissance

Dès le premier mois, 96 % des paiements ont été lettrés automatiquement, et ce taux se maintient depuis.

Une balance clients toujours à jour. Quelques mois après le lancement, 95 % des comptes clients étaient entièrement lettrés. L'équipe s'appuie sur Pennylane pour suivre ses encours et organiser ses relances.

Une clôture plus sereine. Chaque encaissement est rattaché à sa facture : les comptes sont lisibles, pour le commissaire aux comptes comme pour la direction.

Des processus de vente et de facturation sous contrôle. Au-delà de la comptabilité, le lettrage systématique joue un rôle de garde-fou. Une commande livrée sans paiement, ou un paiement reçu sans facture correspondante, ne peut pas passer inaperçu : chaque écart remonte et l'équipe de Dipli le traite aussitôt. La direction a ainsi l'assurance que ses processus de vente et de facturation fonctionnent comme prévu.

Une équipe finance concentrée sur son expertise. Enzo et Andrea, qui forment à eux deux l'équipe finance de Dipli, consacrent leur temps à l'analyse, au pilotage et au contrôle de gestion, là où leur expertise compte le plus. Chaque nouveau canal de vente s'ajoute sans alourdir leur travail.