Sanso + Google Workspace : capturez vos factures depuis Gmail

Google Workspace fait tourner votre entreprise. Mais vos factures dorment dans Gmail

Gmail, Google Drive, Google Sheets : pour des milliers de PME françaises, Google Workspace est devenu le quartier général du quotidien. C'est là qu'arrivent les emails, que vivent les documents, que se construisent les tableaux de suivi. Si vous l'avez choisi, vous avez sans doute bien fait : c'est fluide, partagé, accessible de partout. Et une intégration Google Workspace bien pensée peut le rendre encore plus utile.

Le hic, c'est que Google Workspace n'a jamais été conçu pour gérer vos opérations financières. Vos factures fournisseurs débarquent en pièce jointe, noyées entre les newsletters, les devis, les échanges d'équipe et la carte de vœux de janvier. Et quelqu'un doit ouvrir chaque email, repérer les vraies factures, les télécharger, les renommer, les ranger au bon endroit dans Drive, puis recopier les montants à la main dans un Google Sheets. Ce tri-là, Gmail ne le fera pas à votre place. Il attend, sagement.

Je suis Amalia Bercot, cofondatrice et CEO de Sanso. Ce travail de collecte et de saisie, c'est exactement ce dont nous nous occupons. Sanso est un service de gestion financière qui s'appuie sur l'IA : l'intégration Google Workspace que nous opérons va chercher vos factures dans Gmail, les comprend, les classe dans Drive et alimente vos Google Sheets, sans que vous ayez à taper quoi que ce soit.

Ce que Sanso ajoute à votre Google Workspace

Sanso n'est pas un énième outil à prendre en main, et ne remplace pas Google Workspace : c'est un service qui travaille à l'intérieur de votre Gmail, de votre Drive et de vos Sheets, à votre place. L'IA est le moteur qui abat le travail. Elle lit vos emails, en extrait les vraies factures, comprend de quoi il retourne, range les documents au bon endroit et remplit vos tableaux. Vos équipes, elles, n'ont plus rien à saisir.

La distinction est assez simple. Google Workspace, c'est la boîte mail et le Drive. Sanso, lui, fait le travail à l'intérieur. Là où une automatisation classique du type « email vers facture » avale n'importe quelle pièce jointe sans la lire, l'IA de Sanso comprend vraiment chaque document avant de l'envoyer vers votre outil comptable. Tout passe par une connexion Gmail sécurisée via OAuth, et Sanso est certifié CASA (Cloud Application Security Assessment) par Google, le standard de sécurité qui encadre l'accès aux données Google Workspace.

Comment Sanso et Google Workspace fonctionnent ensemble

Capture automatique des factures depuis Gmail

Vos factures fournisseurs arrivent en continu dans Gmail, mêlées à tout le reste. L'IA de Sanso lit chaque email entrant et chaque pièce jointe, fait le tri entre les vraies factures et les devis, les contrats ou les cartes de vœux, et écarte les doublons au passage. Elle s'appuie sur le contexte du message (l'expéditeur, l'objet, le corps du mail) pour affiner la catégorisation et décider de quoi faire. Seules les vraies factures Gmail sont retenues, puis envoyées vers votre outil comptable (Pennylane, Tiime, Axonaut, Xero). La connexion se fait une fois pour toutes, via le bouton « Se connecter avec Google ».

Compréhension du contexte de chaque email

Un email, ce n'est pas qu'une pièce jointe. L'expéditeur, l'objet et le corps du message portent souvent l'information qui change tout pour bien traiter la facture : à quel projet la rattacher, s'il s'agit d'un renouvellement, si une réponse est attendue. L'IA de Sanso lit tout ça. Là où une intégration classique se contente d'aspirer le fichier joint, Sanso comprend le message autour, et c'est ce qui lui permet de catégoriser correctement et de savoir quoi faire de chaque document.

Classement automatique dans Google Drive

Une fois la facture lue, l'IA la range dans Google Drive en suivant votre propre nomenclature. Le nom et l'emplacement du fichier découlent du contenu même du document : type de pièce, fournisseur, projet, période. Fini les documents financiers qui s'entassent dans un dossier « Téléchargements » : ils sont classés au bon endroit, avec le bon nom, prêts à ressortir quand vous les cherchez. C'est particulièrement précieux pour les agences immobilières et les gestionnaires de parc, qui archivent des centaines de pièces par mois avec une arborescence propre à chaque dossier.

Remplissage automatique de vos Google Sheets

Beaucoup d'équipes pilotent encore leurs opérations sur Excel, et il n'y a rien de honteux à ça. Sanso crée et remplit automatiquement vos Google Sheets à partir des données extraites des documents et des emails : montant, TVA, fournisseur, date, lignes de la facture. Ces tableaux peuvent être reliés directement aux documents sources, et ils restent les vôtres : vous y ajoutez vos commentaires, vos colonnes, vos annotations. L'IA fait la saisie, vous gardez la main sur le tableau.

Du Gmail à votre comptabilité, sans ressaisie

La capture dans Gmail n'est que le premier maillon de la chaîne. Une fois la facture lue et comprise, l'IA la catégorise selon votre comptabilité analytique, la valide avant paiement (contrôle des doublons, cohérence avec le devis, vérification de la TVA), puis l'achemine vers votre outil comptable. La même donnée vient ensuite nourrir le rapprochement bancaire. Vous partez d'un email reçu, vous arrivez à une écriture propre dans votre compta, et vous n'avez rien recopié entre les deux.

À qui s'adresse cette intégration Google Workspace

• Les dirigeants de PME de 5 à 50 personnes qui font tourner leur activité sur Google Workspace et perdent du temps, ou en font perdre à quelqu'un, à trier les factures dans Gmail.
• Les office managers et assistants de direction qui passent une partie de leurs journées à télécharger des pièces jointes, les renommer et les ranger dans Drive.
• Les agences immobilières et gestionnaires de parc qui collectent des centaines de documents financiers par mois et doivent les archiver dans Drive avec une nomenclature stricte.
• Les équipes qui pilotent encore sur Excel et recopient à la main les montants de leurs emails vers Google Sheets.
• Les entreprises pour qui la sécurité des données compte et qui veulent une connexion Gmail encadrée, conforme au RGPD et certifiée CASA par Google.

Ce qui change pour vous

• Avant : vous ouvrez chaque email pour repérer les factures. Après : l'IA lit votre Gmail et ne retient que les vraies factures.
• Avant : vous téléchargez et renommez chaque pièce jointe à la main. Après : Sanso la classe automatiquement dans Drive, au bon endroit.
• Avant : vous recopiez les montants dans un Google Sheets. Après : l'IA remplit le tableau à partir des documents.
• Avant : une carte de vœux transférée finit importée comme une facture. Après : l'IA comprend la différence et l'écarte.
• Avant : vos factures dorment dans Gmail jusqu'à la clôture. Après : elles arrivent dans votre compta au fil de l'eau.

Connecter Google Workspace à Sanso

Vous gardez Gmail, Drive et Sheets. Vous gardez vos habitudes. Sanso se contente d'ajouter le moteur qui abat tout le travail à l'intérieur : l'IA capture vos factures Gmail, les classe dans Drive, remplit vos Google Sheets et alimente votre comptabilité, sans saisie de votre part. La connexion passe par Google, elle est certifiée CASA, et l'onboarding prend quelques jours sans rien chambouler.

Réservez un appel pour voir comment l'intégration Google Workspace de Sanso peut sortir vos factures de Gmail et tenir vos opérations financières à jour, en continu, sans que vous ayez à y penser.