Capture des factures par email : l'IA qui vide votre boîte mail à votre place

La plupart de vos factures fournisseurs vous arrivent par email. Les recevoir, ce n'est pas le problème. C'est ce qui suit qui coince : retrouver la bonne pièce jointe coincée entre deux newsletters et trois devis, la sortir du mail, vérifier qu'elle n'est pas déjà passée la semaine d'avant, puis la déposer dans votre comptabilité. Sanso est un service d'opérations financières qui s'appuie sur l'IA. Et la capture des factures par email, ici, ce n'est pas un outil que vous branchez puis que vous pilotez vous-même. C'est l'IA de Sanso qui lit votre boîte mail, repère les vraies factures et en extrait les données. Vous, vous n'avez rien à trier ni à transférer.

Concrètement, ça donne quoi ? Pas d'adresse de transfert à mémoriser, pas de règle de boîte mail à régler, aucun outil à faire tourner de votre côté. En coulisses, l'IA de Sanso passe en revue chaque email et chaque pièce jointe, puis envoie les factures captées dans les outils que vous utilisez déjà : Pennylane, Qonto ou Google Workspace.

• Lecture automatique de votre boîte mail, sans avoir à transférer chaque facture à la main.
• Distinction des vraies factures au milieu des devis, reçus, contrats et messages divers.
• Extraction des données reliée à votre contexte, prête à atterrir dans votre comptabilité.

Le problème : recevoir une facture par email ne veut pas dire qu'elle est traitée

Une facture qui tombe dans la boîte mail, c'est une facture qui attend que quelqu'un s'en occupe. Ouvrir l'email, télécharger la pièce jointe, retrouver de quel fournisseur il s'agit, vérifier qu'elle n'est pas déjà arrivée la semaine dernière, puis la ressaisir ou l'importer dans l'outil comptable. Faites le calcul sur une centaine d'emails par semaine : c'est une demi-journée qui s'évapore.

Le vrai piège, c'est que la boîte mail d'une PME n'a rien d'un canal propre. Entre deux vraies factures viennent se glisser des devis, des bons de commande, des relances, des cartes de vœux, des contrats et des pièces jointes qui n'ont rien à y faire. Et le tri, personne ne le fait à votre place. Les intégrations classiques du genre « email vers facture » n'aident pas vraiment : elles avalent n'importe quelle pièce jointe comme si c'était une facture, sans même la lire. Du coup un devis finit enregistré comme une dépense, et un doublon passe entre les mailles.

Reste le transfert manuel. Beaucoup d'équipes en sont là : transférer chaque facture vers une adresse dédiée, une par une, en croisant les doigts pour n'en oublier aucune. Sauf qu'une facture transférée à la hâte reste une facture qu'il faudra de toute façon catégoriser, rattacher au bon projet et rapprocher d'un paiement. Le transfert ne fait que déplacer le problème.

Et si vos factures sortaient toutes seules de votre boîte mail ?

Imaginez ne plus jamais avoir à ouvrir un email pour y pêcher une pièce jointe. Vos fournisseurs envoient leurs factures comme d'habitude, et c'est l'IA de Sanso qui prend le relais : elle lit le mail, comprend de quoi il retourne, écarte ce qui n'est pas une facture, en extrait les données et les dépose dans votre comptabilité, déjà rattachées au bon fournisseur. Aucun tri, aucun transfert de votre côté. Vous voyez simplement les factures arriver, propres, dans vos outils.

La capture des factures par email, prise en charge de bout en bout par l'IA de Sanso

L'Email AutoCapture de Sanso ne se résume pas à récupérer des pièces jointes. C'est un maillon d'une chaîne que l'IA fait tourner à votre place, sous l'œil de l'équipe Sanso. Cette capture automatique des factures par email repose sur trois piliers.

Une lecture de la boîte mail, pas un simple transfert. L'IA de Sanso se connecte à votre boîte mail et passe au crible chaque email et chaque pièce jointe. Rien à transférer de votre côté : la facture n'a pas besoin d'atterrir sur une adresse spéciale pour être captée, elle est repérée là où elle arrive déjà. PDF, image, ou texte glissé dans le corps du message, l'IA sait la retrouver et la sortir du flux.

Une vraie reconnaissance des factures, et pas n'importe quelle pièce jointe. C'est là que tout se joue par rapport à une intégration « email vers facture » classique. L'IA de Sanso lit le contenu pour faire la différence entre une vraie facture et un devis, un pro forma, un reçu, un contrat ou une carte de vœux. Elle s'appuie aussi sur le contexte de l'email, l'expéditeur, l'objet, le corps du message, pour décider quoi en faire. Quant aux doublons, ces factures qui reviennent en relance ou en copie, ils sont détectés et écartés avant de provoquer le moindre faux paiement.

Une extraction reliée à votre contexte. Capter la facture n'est qu'un début. L'IA de Sanso en extrait les informations clés, montant, TVA, fournisseur, date, numéro de bon de commande, lignes du document, puis recoupe plusieurs sources pour lever les zones d'ombre : le contenu de la pièce, l'email qui l'accompagne, l'historique des factures déjà traitées et, si besoin, votre CRM ou votre ERP. C'est ce qui lui permet de reconnaître un fournisseur même quand son libellé change, de comprendre des lignes rédigées en langue étrangère et de rattacher la facture au bon projet. La donnée structurée part ensuite là où vous le souhaitez : Pennylane, Tiime, Axonaut, Xero ou un simple fichier Google Sheets. Pas une ressaisie.

Transfert manuel ou Sanso : la différence

La différence ne tient pas au fait de récupérer une pièce jointe. Elle se joue sur le tri, sur la lecture, et sur tout ce qui vient ensuite. Sanso occupe la première colonne, le transfert manuel et les intégrations « email vers facture » la seconde.

Trois chiffres résument le gain :

• De 80 % à 99 % du traitement automatisé, selon les cas.
• 100 % de fiabilité, parce qu'une équipe humaine garde la main sur les exceptions.
• De 4 heures par semaine à quelques minutes : c'est ce que Kamberra, client de Sanso, a récupéré sur sa chasse aux factures.

Ce que recouvre la capture des factures par email chez Sanso

Lecture automatique de la boîte mail

• Connexion à votre boîte mail, sans adresse de transfert à utiliser
• Analyse de chaque email et de chaque pièce jointe par l'IA
• Lecture des factures en PDF, en image ou dans le corps du message

Reconnaissance des vraies factures

• Distingue une vraie facture d'un devis, d'un pro forma, d'un reçu ou d'un contrat
• Tient compte de l'expéditeur, de l'objet et du corps du mail pour décider de l'action
• Détecte et écarte les doublons avant qu'un paiement en double ne parte

Extraction des informations clés

• Montant, TVA, fournisseur, date, numéro de bon de commande, lignes du document
• Lecture ligne par ligne plutôt que remplissage de champs figés
• Identification des articles même rédigés en langue étrangère

Liaison contextuelle par l'IA

• Croisement de la facture avec l'email, l'historique et, au besoin, le CRM ou l'ERP
• Rapprochement des libellés différents qui désignent le même fournisseur
• Rattachement de la facture au bon projet, même quand il est désigné de façon floue

Relance des fournisseurs manquants

• Sanso repère les factures qui auraient dû arriver et ne sont pas là
• Relance proactive des fournisseurs pour obtenir les pièces manquantes
• Une collecte qui ne dépend pas du bon vouloir de votre boîte mail

Restitution et sécurité

• Donnée structurée déposée dans Pennylane, Tiime, Axonaut, Xero ou Google Sheets
• Conformité RGPD, données hébergées dans l'Union européenne
• Certification CASA de Google pour l'accès à Google Workspace