Assistant administratif et financier externalisé

Le problème

Dans une PME, l'administratif financier ne disparaît jamais. Il se déplace, c'est tout. Il finit par retomber sur le dirigeant, sur un office manager déjà débordé, ou sur la personne polyvalente du bureau à qui l'on demande de tout savoir faire. Et personne, au fond, n'a vraiment le temps ni toujours les bons réflexes pour traiter en continu les factures fournisseurs, la facturation client, les relances et le rapprochement bancaire. C'est le travail d'un assistant administratif et financier, ni plus ni moins. Et c'est précisément ce qui manque dans la plupart des entreprises de cinq à cinquante personnes.

Le souci, c'est que cette fonction se gère par à-coups, entre deux urgences. Les factures d'achat s'empilent dans la boîte mail, des clients ne sont pas facturés à temps, les relances passent à la trappe, et le rapprochement bancaire traîne en permanence. Chaque oubli finit par coûter quelque chose de bien réel : une facture jamais émise, un fournisseur payé deux fois, une trésorerie qu'on pilote à l'aveugle. Dans les TPE et PME, environ 5 % des factures ne sont jamais créées. Le travail a été fait, mais personne n'a pensé à facturer.

Reste la question du format. Recruter un assistant administratif et financier en interne, c'est un poste à temps plein, un recrutement qui prend des semaines et un vrai risque RH, alors que beaucoup d'entreprises ont besoin de la fonction sans en avoir le volume. Et puis le service s'arrête au moindre congé ou arrêt maladie. Je suis Amalia Bercot, co-fondatrice et CEO de Sanso, et c'est ce vide que nous avons voulu combler autrement.

Sanso, l'assistant administratif et financier externalisé qui s'appuie sur l'IA

Sanso est un assistant administratif et financier externalisé qui s'appuie sur l'IA. Concrètement, c'est l'IA qui fait le travail : elle capture les factures, les lit et les valide, crée et envoie vos factures clients, relance les impayés, rapproche les écritures bancaires et tient votre comptabilité analytique. Ce n'est pas un logiciel que vous devez prendre en main, mais un service qui s'en occupe à votre place.

La différence avec un assistant généraliste tient en un mot : la spécialisation. Un assistant externalisé classique touche un peu à tout, du mail au planning en passant par les RH, la paie ou la gestion des locaux. Sanso, lui, se concentre sur un seul domaine et le maîtrise de bout en bout : la pré-comptabilité et les opérations financières du quotidien. Et là où un profil polyvalent finit toujours par oublier quelque chose, l'IA apporte une régularité difficile à égaler.

Vous n'avez aucune nouvelle plateforme à apprendre. Sanso se branche sur les outils que vous utilisez déjà (votre outil comptable comme Pennylane, votre banque comme Qonto, votre Google Workspace, votre CRM) et l'IA travaille en arrière-plan. Les résultats apparaissent dans vos propres outils, et vous échangez avec nous comme avec un freelance, par email ou WhatsApp. L'idée tient en une phrase : vous déléguez l'administratif financier, l'IA s'en occupe en continu, et vous arrêtez d'y penser.

Les capacités clés

L'IA capture toutes vos factures fournisseurs

Fini de courir après les factures d'achat. L'IA de Sanso les collecte pour vous sur tous les canaux : elle lit votre boîte mail et en extrait les vraies factures (en mettant de côté les devis, les contrats et autres cartes de vœux), elle se connecte aux portails fournisseurs pour télécharger celles qui ne sont disponibles qu'en ligne, et elle récupère les documents envoyés sur un canal WhatsApp dédié. Quand une facture attendue manque à l'appel, elle relance même le fournisseur.

L'IA lit, valide et catégorise chaque document

Une fois la facture récupérée, l'IA la lit, comprend de quoi il s'agit et en extrait les informations clés : montant, TVA, fournisseur, date. Avant tout paiement, elle traque les doublons, vérifie la cohérence avec le devis ou le bon de commande et contrôle le montant de la TVA. Elle rattache ensuite chaque dépense au bon projet ou centre de coût, même quand un document couvre plusieurs projets ou quand les libellés ne tombent pas juste. Au final, votre comptabilité analytique devient exploitable sans la moindre saisie de votre part.

L'IA prend en charge la facturation client et le recouvrement

Sanso crée et envoie vos factures clients au bon moment. L'IA repère les prestations terminées et les devis facturés à moitié, de sorte qu'aucune facture ne passe à la trappe. Côté impayés, elle mène un recouvrement personnalisé et multicanal (email, SMS, téléphone), loin du simple envoi de relances automatiques. Et si un client conteste un montant ou signale une erreur d'entité, le dossier est traité de bout en bout : l'IA vérifie le devis, corrige, réémet la facture et suit le paiement jusqu'à l'encaissement.

L'IA rapproche vos comptes en temps réel

Pour chaque mouvement bancaire, l'IA retrouve la facture d'achat ou de vente correspondante et met le statut à jour. Résultat : vous savez à tout instant qui a payé, ce qui est en attente et ce qui traîne, sans le moindre pointage manuel. Elle gère même les cas tordus que les rapprochements automatiques classiques laissent tomber : écarts de change, libellés qui ne collent pas, décalages de dates entre la facture et le mouvement bancaire.

Une IA supervisée par des humains

Tout repose sur une IA qui apprend le fonctionnement de votre entreprise au fil des mois. Mais sur les sujets sensibles, elle ne travaille jamais seule : nos opérateurs supervisent, gèrent les exceptions et tranchent les cas délicats. Entre 80 % et 99 % du travail est automatisé, pour une fiabilité de 100 %.

À qui s'adresse ce service

Externaliser son assistant administratif et financier a du sens dès qu'une entreprise a besoin de la fonction sans pouvoir, ou sans vouloir, embaucher à plein temps :

• Dirigeants de PME de 5 à 50 personnes qui gèrent eux-mêmes l'administratif financier ou le confient à quelqu'un qui n'a pas les bons outils.
• Entreprises autour de 10 salariés qui se demandent s'il faut recruter un profil dédié à la finance, mais hésitent à franchir le pas.
• Agences de conseil à la facturation variable, où c'est souvent la même personne qui vend la mission et doit ensuite relancer le client.
• Start-ups en croissance rapide qui ont besoin d'un reporting financier fiable pour leurs investisseurs, sans les moyens d'un profil finance à temps plein.
• Cabinets d'avocats, artisans et entreprises du BTP aux cas de facturation complexes (notes d'honoraires, situations de travaux, retenues de garantie) et aux enjeux de trésorerie critiques.

Comment ça marche

1. L'onboarding. Nous nous branchons sur vos outils existants (comptabilité, banque, CRM, Google Workspace) en quelques jours, sans perturber votre activité.
2. La prise en charge. Selon le périmètre que vous nous confiez, l'IA commence à capturer les factures, à les valider, à créer vos factures clients et à rapprocher vos comptes.
3. Vos règles. À vous de fixer ce qui compte : seuils de relance, clients à ménager, validations que vous voulez garder avant l'envoi d'une facture ou d'un paiement.
4. Le travail en continu. L'IA tourne 24h/24, sans congés ni arrêts maladie. Rien ne s'accumule, rien ne passe à la trappe.
5. Votre visibilité. Vous retrouvez tout dans vos propres outils et vous nous écrivez par email ou WhatsApp dès que vous en avez besoin.

Les résultats que vous pouvez attendre

Du temps rendu, tout simplement. Un de nos clients passait quatre heures par semaine à courir après ses factures ; aujourd'hui, c'est l'affaire de quelques minutes. Chez un autre, un rapprochement qui prenait deux jours se boucle désormais en quelques minutes, avec environ 96 % des opérations rapprochées automatiquement. Ces heures-là, vous les remettez dans votre métier.

Un administratif financier qui ne déborde plus. Les factures fournisseurs sont traitées au fil de l'eau, vos clients sont facturés et relancés sans oubli, et le rapprochement bancaire reste à jour en permanence. Au passage, vous gagnez une visibilité sur votre trésorerie que vous n'aviez pas.

Pas de risque RH non plus. Aucun recrutement à mener, aucune mauvaise embauche à craindre, aucune interruption pendant les congés. Et le tout sans engagement : vous arrêtez quand vous voulez.

Démarrer

Si l'administratif financier déborde, grignote le temps de votre équipe ou retombe sur vous faute d'une personne dédiée, parlons-en. En quelques jours, Sanso se branche sur vos outils et l'IA reprend tout le travail, de la facture fournisseur jusqu'à l'encaissement. Le plus simple pour voir ce que ça donnerait chez vous, c'est encore de réserver un appel avec notre équipe.