Capture des factures via WhatsApp : l'IA traite la facture que vous prenez en photo
Soyons honnêtes : une bonne partie de vos factures ne passe ni par votre boîte mail, ni par un portail. Elles arrivent en papier. Au comptoir d'un fournisseur, dans une enveloppe, sur un ticket froissé au fond d'une poche. Ou alors un artisan vous envoie sa facture directement sur WhatsApp, tout simplement parce que c'est là qu'il a votre numéro. Sanso, c'est un service d'opérations financières qui s'appuie sur l'IA. Et la capture des factures via WhatsApp, chez nous, ce n'est pas une application que vous installez puis que vous devez piloter. C'est l'IA de Sanso qui reçoit ce que vous photographiez ou transférez sur un canal WhatsApp dédié, lit le document et en extrait les données. Vous prenez une photo. C'est traité.
Vos factures papier finissent en pile sur un coin de bureau ?
Alimenté par l'IA, Sanso capte ce que vous envoyez sur WhatsApp, lit la facture et la dépose dans votre comptabilité, sans ressaisie de votre part.
Réserver un appelConcrètement, ça donne quoi ? Vous gardez WhatsApp, l'appli que vous ouvrez déjà tous les jours. Vous prenez la facture en photo, ou vous transférez la pièce jointe reçue. Et c'est tout. Dans les coulisses, l'IA de Sanso récupère le document, le lit, gère les doublons, vérifie au besoin son statut de paiement, puis l'envoie dans les outils que vous utilisez déjà : Pennylane, Tiime, Axonaut ou Xero.
- Une photo suffit, prise sur le pouce, sans appli à installer ni interface à prendre en main.
- Capture de tout ce qui transite par WhatsApp : factures reçues d'un fournisseur, tickets pris en photo, le reste aussi.
- Lecture et dépôt dans votre comptabilité, déjà reliés au bon fournisseur, sans la moindre ressaisie.
Le problème : une facture papier ou reçue sur WhatsApp, c'est une facture qui se perd
Toutes les factures ne sont pas des PDF bien rangés, loin de là. Il y a le ticket de la station-service, la facture du fournisseur de matériel remise en main propre, le reçu d'un déjeuner client, la note de l'artisan envoyée sur WhatsApp parce que pour lui c'est le canal le plus simple. Ces pièces-là n'arrivent ni dans une boîte mail, ni sur un portail. Elles atterrissent dans une poche, sur un coin de bureau, ou dans une conversation WhatsApp noyée au milieu de trente autres messages.
La suite, on la connaît tous. La photo prise pour « ne pas oublier » reste dans la pellicule du téléphone. Le ticket papier blanchit dans une boîte à chaussures jusqu'à la veille du bilan. Et le jour où il faut tout rassembler, il faut retrouver chaque pièce, déchiffrer un ticket à moitié effacé, ressaisir les montants à la main, et espérer n'avoir rien oublié. Pour une PME, ça représente des dizaines de petites factures qui passent entre les mailles chaque mois. Autant de TVA jamais récupérée.
Les solutions classiques ne couvrent pas vraiment ce terrain. Une intégration « email vers facture » ne vous aide en rien quand la facture est un bout de papier. Quant à l'application de notes de frais, elle suppose d'installer un outil de plus, de créer un compte, de former tout le monde à s'en servir, et de penser à l'ouvrir à chaque dépense. Résultat : la photo prise à la va-vite finit rarement dans la comptabilité.
| Sans Sanso | Le coût caché |
|---|---|
| Garder les tickets papier jusqu'au prochain bilan | Des pièces perdues, de la TVA jamais récupérée |
| Ressaisir à la main les montants d'un reçu froissé | Des erreurs de saisie, du temps perdu en fin de mois |
| Retrouver une facture noyée dans une conversation WhatsApp | Des factures oubliées, repérées trop tard |
| Installer et faire adopter une application de notes de frais | Un outil de plus que personne n'ouvre vraiment |
Et si une simple photo suffisait à traiter la facture ?
Imaginez : ne plus jamais ressaisir un ticket, ne plus stocker une pièce papier. Vous recevez une facture, vous la prenez en photo, vous l'envoyez sur votre canal WhatsApp Sanso, comme vous enverriez un message à un collègue. Là, l'IA de Sanso prend le relais. Elle récupère l'image, lit le document même photographié un peu de travers ou mal éclairé, en extrait les données, écarte les doublons et dépose le tout dans votre comptabilité, déjà rattaché au bon fournisseur. Pas d'appli à apprendre, pas de ressaisie. Vous photographiez, la facture est traitée.
La capture des factures via WhatsApp, prise en charge de bout en bout par l'IA de Sanso
Le WhatsApp AutoCapture de Sanso ne se résume pas à recevoir une image. C'est un maillon dans une chaîne que l'IA fait tourner à votre place, sous l'œil de l'équipe Sanso. Cette capture des factures via WhatsApp tient sur trois piliers.
Un canal que vous utilisez déjà, rien à installer. Sanso met à votre disposition un canal WhatsApp dédié. Tout ce que vous y envoyez (une photo de facture papier, un ticket, un PDF transféré par un fournisseur) est récupéré automatiquement et importé sur votre outil comptable. Pas d'appli à télécharger, pas de compte à créer, pas d'interface à apprivoiser : vous restez dans WhatsApp, l'outil que vous ouvrez déjà cent fois par jour. Et c'est précisément ce qui fait que les pièces finissent vraiment captées, au lieu d'être oubliées.
Une vraie lecture du document, pas un simple stockage d'image. Recevoir une photo ne sert à rien si personne ne la lit. C'est là que l'OCR intelligent de Sanso entre en jeu. L'IA lit la facture, même prise sur le pouce, un peu floue ou de biais, comprend ce qu'elle a sous les yeux et fait la différence entre une vraie facture et un devis, un pro forma ou une confirmation de commande. Les doublons (ces factures envoyées deux fois ou photographiées en double) sont repérés et écartés avant tout traitement. Et au besoin, l'IA vérifie le statut de paiement de la pièce pour savoir si elle a déjà été réglée.
Une extraction reliée à votre contexte. Capter la facture, ce n'est qu'un début. L'IA de Sanso en extrait les informations clés (montant, TVA, fournisseur, date, lignes du document), puis recoupe plusieurs sources pour lever les zones d'ombre : le contenu de la pièce, l'historique des factures déjà traitées et, si nécessaire, votre outil comptable ou votre ERP. C'est ce qui lui permet de reconnaître un fournisseur même quand son libellé change, de comprendre des lignes rédigées dans une langue étrangère et de rattacher la facture au bon projet. La donnée structurée part ensuite là où vous voulez : Pennylane, Tiime, Axonaut, Xero ou un simple fichier Google Sheets. Sans une seule ressaisie.
Photo à ressaisir ou Sanso : la différence
La différence ne tient pas au fait de prendre une photo. Elle se joue sur tout ce qui vient après : lire, trier, extraire, déposer dans la comptabilité. Sanso occupe la première colonne ; la photo ressaisie à la main et les applications de notes de frais, la seconde.
| Sanso | Photo manuelle / application de notes de frais | |
|---|---|---|
| Point de départ | Une photo ou une pièce envoyée sur un canal WhatsApp dédié | Une application de plus à installer et à faire adopter |
| Lecture du document | L'IA lit la facture, même floue ou de travers, et la comprend | Vous ressaisissez les montants à la main |
| Tri des pièces | Distingue une vraie facture d'un devis, d'un pro forma ou d'un reçu | Tout est stocké pêle-mêle, sans distinction |
| Gestion des doublons | Détectés et écartés avant tout traitement | À repérer vous-même, sinon paiement en double |
| Extraction des données | Reliée au contexte : historique, outil comptable, multi-projets, langues étrangères | Champs à remplir à la main, sans contexte |
| Restitution | Donnée structurée déposée dans Pennylane, Tiime, Axonaut, Xero ou Google Sheets | Image brute à catégoriser et ressaisir |
| Qui fait le travail | L'IA de Sanso, supervisée par l'équipe, de bout en bout | Vous, à chaque facture reçue |
Trois chiffres pour résumer le gain :
- De 80 % à 99 % du traitement automatisé, selon les cas.
- 100 % de fiabilité, parce qu'une équipe humaine garde la main sur les exceptions.
- De 4 heures par semaine à quelques minutes : voilà ce que Kamberra, client de Sanso, a récupéré sur sa chasse aux factures.
Ce que recouvre la capture des factures via WhatsApp chez Sanso
Un canal WhatsApp dédié
- Photographier une facture papier ou un ticket, directement depuis votre téléphone
- Transférer en un message les factures reçues d'un fournisseur sur WhatsApp
- Aucune appli à installer, aucun compte à créer : vous restez dans WhatsApp
Import automatique des pièces
- Tout document envoyé sur le canal est importé sur votre outil comptable
- Pas de tri ni de classement à faire de votre côté
- Une collecte qui ne dépend plus de la pile de tickets qui traîne sur le bureau
Lecture par l'OCR intelligent
- L'IA lit la facture même prise sur le pouce, floue ou de travers
- Distingue une vraie facture d'un devis, d'un pro forma ou d'un reçu
- Vérifie au besoin le statut de paiement de la facture
Gestion des doublons
- Détection des factures envoyées ou photographiées deux fois
- Écartées avant tout traitement, sans risque de double paiement
- Une pièce envoyée en copie ne sera captée qu'une seule fois
Extraction des informations clés
- Montant, TVA, fournisseur, date, lignes du document
- Rapprochement des libellés différents qui désignent le même fournisseur
- Identification des articles même rédigés en langue étrangère
Restitution et sécurité
- Donnée structurée déposée dans Pennylane, Tiime, Axonaut, Xero ou Google Sheets
- Conformité RGPD, données hébergées dans l'Union européenne
- Accès encadré et traçable, à l'intérieur de vos outils existants